Gefühlt kommt jeden Tag eine neue KI-Lösung auf den Markt, die Praxisabläufe vereinfachen und Zeit sparen soll. Gleichzeitig erweitern etablierte und neue Anbieter von Praxisverwaltungssystemen (PVS) ihre Produkte um KI-Funktionen. Für Praxisinhaberinnen und -inhaber wird es dadurch immer schwieriger, den Überblick zu behalten und Angebote sinnvoll miteinander zu vergleichen.
Am Anfang sollte deshalb nicht die Frage stehen, welche KI-Lösung technisch am meisten kann. Entscheidend ist zunächst: Welches konkrete Problem möchten Sie in Ihrer Praxis lösen? Wo entsteht heute besonders viel Aufwand und an welcher Stelle könnte eine KI-Lösung spürbar entlasten?
Dabei ist KI nicht gleich KI. Administrative Anwendungen unterstützen beispielsweise bei der Terminvergabe, Dokumentation oder Erstellung von Texten. Systeme, die Diagnosen oder Therapieentscheidungen beeinflussen, müssen deutlich strengere Anforderungen erfüllen und können nach der europäischen KI-Verordnung als Hochrisiko-KI eingestuft werden.
Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine Lösung zu den Abläufen und zum Team passt, wie gut sie mit dem PVS zusammenarbeitet, ob Datenschutz, Schweigepflicht und Datensicherheit nachvollziehbar geregelt sind und wie Patientinnen und Patienten auf ihren Einsatz reagieren.
1. Die KI muss in Ihre Organisation passen
Eine KI-Lösung sollte Ihre Praxisabläufe vereinfachen und keine zusätzliche Arbeit verursachen. Prüfen Sie deshalb, wie gut sie sich in die bestehenden Abläufe einfügt, wer später damit arbeitet und welcher Schulungs-, Kontroll- und Nachbearbeitungsaufwand entsteht.
Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig ein: Ärztinnen, Ärzte und Medizinische Fachangestellte (MFA) erleben aus unterschiedlichen Perspektiven, an welchen Stellen Prozesse tatsächlich erleichtert oder zusätzlich erschwert werden.
Sinnvoll ist es, zunächst mit einem klar begrenzten Anwendungsfall zu starten. Testen Sie die Lösung im Alltag, sammeln Sie Rückmeldungen und legen Sie fest, wer bei Fragen, Fehlern oder Ausfällen verantwortlich ist. Klären Sie dabei auch, wer für die Kontrolle der Ergebnisse zuständig ist und welche Haftungsfragen sich aus dem Einsatz der Lösung ergeben.
Maßgeblich ist nicht, ob die KI modern wirkt, sondern ob sie zuverlässig genutzt wird und für die Praxis einen erkennbaren Mehrwert schafft.
2. Wie gut arbeitet die KI mit Ihrem PVS zusammen?
KI-Lösungen sollen Arbeitsabläufe vereinfachen und keine neuen Medienbrüche schaffen. Deshalb sollten Sie genau prüfen, wie die Anwendung mit Ihrem Praxisverwaltungssystem zusammenarbeitet.
Manche Lösungen haben keine direkte Anbindung. Die Ergebnisse müssen dann kopiert und an der richtigen Stelle im PVS eingefügt werden. Andere nutzen standardisierte Austauschformate oder Schnittstellen, um Daten zu übernehmen und Ergebnisse zurückzugeben. Besonders komfortabel können Lösungen sein, die direkt in das PVS integriert sind.
Eine technische Anbindung allein sagt jedoch noch wenig über den tatsächlichen Aufwand aus. Prüfen Sie deshalb genau, welche Daten übertragen werden, ob Informationen nur gelesen oder auch in das PVS zurückgeschrieben werden können und wie viel Kontrolle und Nachbearbeitung weiterhin erforderlich ist.
Wichtig ist außerdem, wer bei technischen Problemen zuständig ist: der Anbieter der KI-Lösung, der PVS-Hersteller oder ein weiterer Dienstleister.
3. Datenschutz, Schweigepflicht und Datensicherheit
Gesundheitsdaten sind besonders sensibel und unterliegen zusätzlich der ärztlichen Schweigepflicht. Deshalb sollten Sie vor dem Einsatz einer KI-Lösung genau prüfen, was mit den Daten Ihrer Patientinnen und Patienten geschieht. Die Aussage eines Anbieters, seine Lösung sei „DSGVO-konform“, reicht dafür allein nicht aus.
Relevant ist nicht nur, wo die Server stehen, sondern die gesamte Verarbeitungskette: Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet? Welches KI-Modell kommt zum Einsatz? Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt und wer kann auf die Daten zugreifen? Werden Eingaben oder Ergebnisse für das Training oder die Weiterentwicklung der KI verwendet? Und wann werden die Daten wieder gelöscht?
Auch der Sitz des Anbieters ist relevant, entscheidet aber nicht allein über die Zulässigkeit. Sobald Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden oder von dort aus auf sie zugegriffen werden kann, sind zusätzliche rechtliche und technische Prüfungen notwendig.
Neben der Datenschutz-Grundverordnung müssen je nach Anwendung weitere Vorgaben berücksichtigt werden, beispielsweise die ärztliche Schweigepflicht, das Medizinprodukterecht und die europäische KI-Verordnung. Für Hochrisiko-KI gelten dabei deutlich weitergehende Anforderungen als für rein administrative Anwendungen.
Für die Praxis gilt daher: Lassen Sie sich die Datenverarbeitung nachvollziehbar erklären und prüfen Sie Verträge, Zugriffsrechte, Löschfristen und Sicherheitsmaßnahmen. Bei Gesundheitsdaten sollte im Zweifel fachkundiger datenschutzrechtlicher Rat eingeholt werden.
4. Was sagen Ihre Patientinnen und Patienten?
Ärztinnen und Ärzte genießen bei ihren Patientinnen und Patienten ein besonderes Vertrauen. Wenn sie den Einsatz einer KI-Lösung empfehlen und beispielsweise erklären, warum ein Gespräch aufgezeichnet wird, werden viele Patientinnen und Patienten dem zunächst offen gegenüberstehen.
Dieses Vertrauen ist jedoch keine Selbstverständlichkeit. Ärztinnen und Ärzte sollten erklären können, welche KI eingesetzt wird, welchen Zweck sie erfüllt, was mit den Daten geschieht und welchen konkreten Vorteil die Patientinnen und Patienten davon haben. Bleiben kritische Rückfragen unbeantwortet, kann die ärztliche Autorität darunter leiden.
Noch unmittelbarer erleben Patientinnen und Patienten KI bei Voicebots oder Chatbots. Hier hängt die Akzeptanz stark davon ab, ob das System verständlich kommuniziert, zuverlässig funktioniert und bei Bedarf ein Mensch erreichbar bleibt.
Für die Akzeptanz kommt es daher nicht nur darauf an, ob Patientinnen und Patienten KI grundsätzlich offen gegenüberstehen. Sie müssen deren Einsatz als hilfreich, transparent und vertrauenswürdig erleben.
5. Die Reise beginnt mit dem ersten Schritt
Beginnen Sie nicht mit der Suche nach der besten KI-Lösung, sondern mit einem konkreten Problem in Ihrer Praxis. Wo entsteht heute besonders viel Aufwand? Welche Aufgabe wiederholt sich häufig? Und an welcher Stelle würde eine spürbare Entlastung den größten Unterschied machen?
Auf dieser Grundlage können Sie gezielt nach einer passenden Lösung suchen und sie zunächst in einem überschaubaren Rahmen testen. Im Praxisalltag zeigt sich dann, ob sie tatsächlich Zeit spart, zuverlässig funktioniert und von Ihrem Team akzeptiert wird.
Eine unabhängige Orientierung kann dabei helfen, Anforderungen zu klären, Anbieter besser zu vergleichen und Fehlentscheidungen zu vermeiden.
Ihre Checkliste für die Auswahl einer KI-Lösung
- Ist klar, welches konkrete Problem die KI-Lösung in Ihrer Praxis lösen soll?
- Handelt es sich um eine administrative Anwendung oder beeinflusst die KI medizinische Entscheidungen?
- Passt die Lösung zu Ihren Abläufen und wird sie von Ihrem Team akzeptiert?
- Funktioniert die Lösung mit Ihrem PVS und bleibt der Nachbearbeitungsaufwand überschaubar?
- Sind fachliche Kontrolle, Zuständigkeiten und mögliche Haftungsrisiken geklärt?
- Können Sie Ihren Patientinnen und Patienten die genutzte KI-Lösung und deren Nutzen verständlich erklären?
- Ist geklärt, ob eine Information oder Einwilligung erforderlich ist?
- Sind Datenschutz, Schweigepflicht, Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Zugriffsrechte nachvollziehbar geregelt?
- Werden die Daten weiterverwendet oder zum Training der KI genutzt?
- Entsteht im Praxisalltag ein erkennbarer Mehrwert?
Nächster Schritt
Sie möchten herausfinden, welche KI-Lösung zu Ihrer Praxis passt?
Ich unterstütze Sie dabei, Anforderungen zu klären, Angebote einzuordnen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.